Algemene problemen bij tekstdragers en teksten

De betiteling van tekstdragers is afhankelijk van de instelling waar ze worden bewaard, hierdoor kunnen gelijksoortige tekstdragers verschillende typen titels hebben. Deze kunnen variëren van een nummer of code tot een algemene omschrijving of een naam die in de tekstdrager zelf is vermeld. De aanduidingen in de archiefinventarissen variëren sterk. Ook kan in een archiefinventaris een naam of term gebruikt worden die niet aansluit bij de in deze database gebruikte classificaties. Een tekstdrager die in een inventaris bijvoorbeeld is omschreven als een kroniek, kan in de MeMO-database als een overzicht met levensbeschrijvingen van kloosterlingen worden aangeduid (zie bijvoorbeeld MeMO text carrier ID 2). Een register dat is aangeduid als een lijst van renten, kan bij nadere inspectie in de database als een register van pitanties worden beschreven.

Wat betreft de naamgeving in de MeMO-database is zo veel mogelijk uitgegaan van de naam in de inventaris of catalogus van de bewarende instelling. Daarachter staat eventueel de naam van het handschrift in de oorspronkelijke taal. Dan volgen de naam van de bewarende instelling en de vindplaats. Indien de naam die gebruikt is in de inventaris of catalogus te weinig informatief is, is een omschrijvende aanduiding gehanteerd.

Problemen bij memorieregisters

Lijsten met alleen maar namen zijn niet altijd onmiddellijk als memorieregisters te herkennen. In de MeMO-database is met opzet een wijde variatie aan naamlijsten opgenomen. Zo zijn ledenlijsten van broederschappen opgenomen omdat ze ook gefungeerd kunnen hebben als lijst van dode zusters en broeders. Een aantal van deze lijsten vraagt nader onderzoek naar hun functies. Andere zijn onmiddellijk te herkennen als lijsten die een functie hadden in de memoria. Opvolgingslijsten bijvoorbeeld tonen de chronologische opvolging van functionarissen en stamhouders van geslachten door de eeuwen heen.

Problemen bij verhalende bronnen

Voor het beschrijven van de verhalende bronnen is prioriteit gegeven aan pur sang memoria-teksten, met name de kloosterkronieken en de biografieën. Hoogstwaarschijnlijk bevatten kronieken met een grotere reikwijdte (denk bijvoorbeeld aan de wereldkronieken) wel enkele memorie-elementen, maar deze kronieken zijn vooralsnog niet opgenomen.

In een aantal gevallen is voor de beschrijving van de verhalende bronnen gebruik gemaakt van literatuur en websites waarbij de teksten en niet de gehele tekstdrager het uitgangspunt vormen. Dit heeft de volgende consequenties voor de beschrijving van de verhalende bronnen in de MeMO-database:

• Informatie over eventueel andere aanwezige teksten in een tekstdrager, dan die betreffende de opgenomen verhalende bron, kan ontbreken, omdat die teksten niet behandeld zijn in de literatuur.
• Gegevens over de tekstdrager, zoals paginering/foliering en de indeling van het volledige handschrift ontbreken of zijn niet volledig in de MeMO-database omdat in veel publicaties niet de complete handschriften worden besproken.